大量のメールに効率よく対応するテクニック

大量のメールに効率よく対応するテクニック
ネットショップを運営していると、ユーザーから注文や問い合わせなど、さまざまな内容のメールが送られてきます。しかし、それらすべてに対応していくのは決して楽な作業ではありません。そのため、取引を増やしてショップを拡大させていくためには、大量のメールにも対応できる仕組みが必要です。

大量のメールをうまくさばいて、ユーザーとのスムーズなコミュニケーションを実現するには、どんなくふうが考えられるでしょうか?

用途別にアドレスを持って
簡単にメールを「仕分け」してしまおう

用途別に仕分けてしまえば内容確認もラクに
まずおすすめなのが、メールアドレスを用途別に複数持って、ショップへ送られてくるメールをあらかじめ「仕分け」してしまうこと。

こうしておけば、メールをひとつひとつ開封しなくても、「このアドレスにくるのは商品に関する問い合わせのはず」というように、ある程度の内容を予測することができるので、対応の優先順位をつけやすくなります。

また、要件ごとに担当を決めて分担することもできるので、ショップの取引拡大にも対応しやすいというメリットもあります。

問い合わせ用のメールが多い場合は、「商品関連の問い合わせ」「システム関連の問い合わせ」といったように、さらにアドレスを使い分けるのも有効です。

メールアドレスを複数持つなら
転送サービスを活用
メールアドレスを複数持つ場合には、メール転送サービスがおすすめ。メール転送とは、特定のアドレスで受信したメールを任意の別アドレスに転送するサービスです。

たとえば「お名前.com」の『お名前.com メール転送Plus』を利用すれば、ショップのドメインでメールアドレスを無制限に作成し、転送元として用途別に複数のアドレスを登録できます。無料のメールアドレスより、「○○@ショップ名.com」を使うことで、ショップに統一感が生まれ、またユーザーがメールの宛先に不安を感じることも少なくなります。

届いたメールは「メールフィルター」機能を使用して、条件別に複数のアドレスに振り分けることができます。例えば、問い合わせのジャンルによってメールの件名をあらかじめ指定しておくことで、メールの「仕分け」を簡単にできるのです。

また、操作はすべて「お名前.com」の『ドメイン Navi』(※)で行うので、管理もラクに行うことができるという利点もあります。

※「お名前.com」でドメイン登録をしたユーザーが、ドメインに関する様々な手続きを行うツール。

ネットショップ運営サービスでメールアドレスが作成できる
「MakeShop」のメール作成機能。作成手順はオンラインマニュアルで閲覧できます。

ネットショップ運営サービスには、メールアドレス作成機能が付属しているものもあります。「Make Shop」にもメールアドレス作成機能があり、簡単にアドレスを作成できます。

ただし、こちらはアドレス作成可能数に制限があるので、問い合わせなどのメールがあまりないショップ、つまりショップを開始したばかりの初心者に向いています。

ショップの商品数やサポート体制をどんどん拡大したいなら、大量のメールに対応できるようにメール転送サービスを活用しましょう。

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